La nueva oficina judicial

En torno a la necesaria reforma de la oficina judicial, en adelante OJ, conviene partir, en todo caso,  de la afirmación recurrente, en el ámbito tanto de la doctrina, como  de los operadores jurídicos, según la cual, el actual modelo de Secretaría  Judicial, resulta inadecuado al tiempo presente, percepción que se ve corroborada  en el Libro Blanco sobre la Reforma de la Justicia, elaborado por el Consejo General del Poder Judicial, en adelante CGPJ.


La idea clave de la reforma acometida en el Proyecto es la delimitación de tareas entre el Juez y el Secretario Judicial, en atención a la conveniencia de que las labores de dirección, impulso, tramitación y resolución de los asuntos sean repartidas entre jueces y secretarios judiciales. Como objetivos complementarios de la reforma, cabe destacar, conforme a lo afirmado en el apartado III de la Exposición de  Motivos: el fomento de las buenas prácticas procesales, entre las que cabe mencionar la modernización tecnológica de la Administración de Justicia, por medios telemáticos, informáticos o electrónicos, y la potenciación de las garantías del justiciable.
En un comunicado conjunto, emitido en la última semana del mes de enero de 2009, tanto el Colegio Nacional de Secretarios Judiciales, CNSJ, como la Unión Progresista de Secretarios Judiciales, UPSJ, han manifestado, por intermediación de representantes de estas dos asociaciones profesionales, mayoritarias en el Cuerpo de Secretarios judiciales, que la única solución para salvar a la Justicia de la situación crítica en la que se encuentra, es la efectiva y urgente instauración de la Nueva Oficina Judicial. Consideran ambas asociaciones, imprescindible, al respecto, la adopción de reformas estructurales, organizativas, procesales y tecnológicas, así como la delimitación efectiva y eficiente de las funciones y responsabilidades de los jueces, magistrados y secretarios judiciales. En este sentido, se subraya que la reforma procesal que se tramita en el Parlamento, y que atribuye a los secretarios la competencia de los señalamientos en los juicios, sigue la filosofía correcta, aunque se considera que es mejorable en materias como el tratamiento para garantizar la fe pública y la documentación de los juicios.
Los artículos 435 a 439 de la LOPJ, conforme a la redacción resultante de  la Reforma de la LOPJ 19/2003, de 23 de diciembre, contienen ya el nuevo modelo de la Oficina Judicial. El art. 435 establece que la Oficina Judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales. El art. 436.1 de la LOPJ establece como elemento organizativo básico de la estructura de la Oficina Judicial, la Unidad, que deberá comprender los puestos de trabajo de la misma, vinculados funcionalmente por razón de su contenido. El 436.2 establece dos tipos de unidades atendiendo a sus funciones: las unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes procesales.
Se establece que los servicios comunes procesales, prestarán su apoyo a todos o a algunos de los órganos judiciales de su ámbito territorial, por lo que no quedan integrados en el órgano judicial, lo que contrasta con las unidades procesales de apoyo directo, que aunque no pertenecen al órgano judicial se integran en él y auxilian a Jueces y Magistrados en el ejercicio de la actividad jurisdiccional.
Así el art. 437 de la LOPJ, dispone que: . El art. 438.1 de la LOPJ, define los servicios comunes procesales como: . Como complemento de los SCP y de la UPAD, el art. 439 de la LOPJ prevé también  las llamadas Unidades Administrativas, que sin estar integradas en la Oficina Judicial, se constituyen en el ámbito de la Administración de Justicia, para la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina Judicial, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales.
Lo que sí hay que convenir, en cualquier caso, como ha escrito Garberí Llobregat es que, en lo se refiere a la Oficina Judicial, nos encontramos con una temática ciertamente compleja, fundamentalmente porque en ella se entremezclan elementos puramente administrativos con mimbres puramente jurisdiccionales, sin que exista un criterio dogmático delimitador diáfano e indiscutido para diferenciar uno y otro ámbito. De tal indefinición, además, en opinión de este autor, suelen aprovecharse los distintos Poderes Ejecutivos para hacerse con el mayor número de competencias posibles, en detrimento de las que deberían corresponder a los órganos del Poder Judicial. Para este autor, de la precisa y adecuada delimitación funcional entre las UPAD y los SPC, así como de la coordinación y comunicación que debe configurarse entre unas y otros, depende en gran parte el éxito de la reforma. La nueva estructura diseñada supone, en palabras de Martín Contreras, una apuesta decidida por la división entre una macrosecretaría y una microsecretaría, en detrimento de la secretaría tradicional, que pasaría a confundirse con ésta última.
La expresión  oficina judicial viene a sustituir, por una parte, a los antiguos términos de secretaría, secretaría del tribunal, secretaría del juzgado, sede del tribunal etc. y, en otro orden de cosas, la referencia a la oficina judicial, alude al nuevo régimen de atribución competencial, en la medida en  que la toma de decisión, en numerosos aspectos procesales, conforme al texto del Proyecto de Ley,  ya no corresponde al juez o tribunal, sino a los secretarios judiciales, en su calidad de directores, en el aspecto técnico-procesal, del personal integrante de la oficina judicial, así como a su condición de  titulares de la labor de impulso procesal.
Desde el punto de vista organizativo cabe señalar, sin embargo, que no en todos los juzgados podrán constituirse de inmediato las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, por lo que la Oficina Judicial deberá implantarse  de forma flexible, gradual y progresiva, en función de las posibilidades de cada administración competente, como ha sido subrayado al respecto por Damián Moreno. Es necesario, por otra parte, que a la delimitación de funciones de los funcionarios que desempeñan su labor en la Oficina Judicial, se añada la delimitación de su carrera administrativa basada en el mérito y en la capacidad, como criterios preferentes a la antigüedad.  En conexión asimismo con la implantación de la Oficina Judicial, se ha resaltado desde la Judicatura, por Vieira Morante, la necesidad de reformar la gestión de los procedimientos, en atención al carácter caótico del actual sistema de unión material de las actuaciones. En opinión de este A., sólo mediante la separación física de las actuaciones procedimentales que genere la propia Oficina Judicial del resto de los documentos, y la ordenación sistematizada de éstos, en formato digitalizado todo ello, cuando la nuevas tecnologías estén implantadas en el órgano judicial, podrá acomodarse la gestión de los procedimientos judiciales a las exigencias administrativas de los tiempos actuales.

En orden al análisis de algunas de las disposiciones contenidas en el Proyecto de Implantación de la Nueva Oficina Judicial, cabe destacar  los aspectos siguientes:

A) La atribución en el Proyecto de los Servicios Comunes Procesales a los Secretarios Judiciales, pretende garantizar las mejores condiciones para el impulso del procedimiento, sin que ello signifique, conforme a lo afirmado en el apartado III de la Exposición de Motivos, que el Juez o Tribunal pierda la dirección del proceso, conforme se establece en el  art. 165 LOPJ.: . Por el contrario, en opinión de De la Oliva, si se aprobase el Proyecto, en su actual redacción, el Juez quedaría aislado en su Juzgado y sin autoridad, no contaría con la asistencia del Secretario Judicial, no sería titular de la coordinación con el CGPJ, no tendría la dirección de los aspectos técnico-procesales en relación con el personal de su juzgado, no señalaría las vistas, en muchos procesos ni sería competente para examinar la demanda, ni para poner fin al mismo. En definitiva, gran parte de la Administración de la Justicia, en opinión de este autor, no correría ya a cargo de Jueces y Magistrados independientes, sino de los Secretarios Judiciales, que son Funcionarios Titulados que poseen una especial formación jurídico procesal, pero que, salvo en el ejercicio de la fe pública, desempeñan sus funciones con sujeción a los principios de ,  conforme al art. 452.1 LOPJ.
En el Informe del CGPJ, emitido sobre el texto del Anteproyecto, se propone, al respecto, distinguir de forma nítida entre:
– Actos de dirección procesal: que son los determinantes en el ejercicio de la función jurisdiccional, en cuanto que condicionan directamente su normal desarrollo, y
– Actos de ejecución o de mero trámite, que no afectan ni condicionan el ejercicio ordinario de la función jurisdiccional y que pueden encomendarse a la responsabilidad del SJ.
La tipificación propuesta contribuiría, por ejemplo, a que en una actividad tan relevante como los señalamientos, quedase delimitada de forma inequívoca la responsabilidad de uno u otro órgano. Conforme al  texto del Anteproyecto, mantenido en el Proyecto,  el señalamiento para las vistas o juicios se realizará por el Secretario Judicial, temiendo en cuenta los criterios del Presidente de la sala o sección o del titular del órgano jurisdiccional, en orden a su agenda de trabajo o a la duración aproximada de la vista. Si el órgano es colegiado, corresponderá al Presidente de la Sala o Sección, el señalamiento de fecha y hora para la deliberación y votación de los asuntos que deban fallarse sin celebración de vista. El Proyecto exige por tanto la coordinación, en estas actuaciones, entre los Secretarios Judiciales y los titulares de los órganos judiciales.
La valoración positiva que se hace de la regulación del Anteproyecto, relativa a los señalamientos de toda clase de vistas, en el Informe de Consejo, encuentra una excepción en el voto particular de una de sus Vocales que discrepa de la atribución a los Secretarios Judiciales de la potestad para señalar juicios y vistas, al considerar que si es el Secretario Judicial quien decide la agenda, ésta deberá, en todo caso, ser aprobada por el Juez, así como en la opinión contraria de los Jueces Decanos que consideran que debe ser el Juez, y no el Secretario Judicial, quien continúe decidiendo la agenda del Juzgado. En este último, y razonable  sentido, a mi juicio,  se han pronunciado asimismo, entre otros autores, Andrés de la Oliva y Julio Banacloche.

B) En el orden civil, el Informe del CGPJ cuestiona que la suspensión del procedimiento, se confíe a los Secretarios Judiciales, conforme al art. 19.4 LEC,  cuando no se perjudique al interés general o a terceros,  dado que la valoración de estas circunstancias superan el significado de impulso procesal, para entrar en la formulación de juicios prospectivos sobre lesión de derechos e intereses jurídicamente tutelables,  por lo que esta causa de  suspensión debería permanecer en el marco de la autoridad judicial.

C) Se cuestiona por el CGPJ la atribución de la potestad a los Secretarios Judiciales para habilitar días y horas inhábiles, cuando existiendo causa urgente que lo exija, , conforme al reformado art. 131.1 y 4, en atención a que  podría dar lugar a que el secretario judicial pudiera apreciar una situación de urgencia y proceder a tal habilitación, sin posibilidad de recurso, cuando el tribunal en idénticas circunstancias no haya resuelto en idéntico sentido.

D) En lo relativo a la puesta en marcha del procedimiento se atribuye al Secretario Judicial la competencia para admitir la demanda, configurándose ésta como una actuación reglada, que se establece como norma general, conforme al art. 403.1 de la LEC, con posibilidad de recurso ante el Juez y de control de oficio, reservándose a jueces y tribunales la decisión acerca de la inadmisión de la demanda, al integrase el derecho de acceso a la justicia  en el marco del derecho a la tutela judicial efectiva. Con carácter singular, en el orden jurisdiccional penal, por razón de la naturaleza de los derechos afectados, la admisión de la denuncia o querella, se reserva al ámbito de la potestad jurisdiccional del juez o tribunal.
Se opone De la Oliva a la atribución de la admisión de la demanda a los Secretarios, en atención a que  admitir una demanda produce no pocos efectos jurídico-materiales, así: a) se convierte a alguien en demandado, por voluntad de otro, b) se convierten las cosas en litigiosas, c) cabe la realización de anotaciones registrales, d) se desencadena la mora y el devengo de intereses legales.

E)   Desde el punto de vista formal, la reforma atribuye a los Secretarios Judiciales potestad para dictar diligencias de ordenación y decretos, estableciéndose que toda resolución que exija motivación adopte la forma de decreto, cabiendo frente a éstos recurso de reposición. Contra el decreto resolutivo de la reposición cabrá el recurso de revisión ante juez o tribunal.
F)  El art. 147 modifica de forma importante la intervención del Secretarios Judiciales en la documentación de actuaciones mediante sistemas de grabación y reproducción del sonido y la imagen, al excusarse la presencia del Secretario Judicial en los actos que queden registrados en soporte apto para la grabación y reproducción del sonido y la imagen, de los cuales dará fe siempre que cuente con los medios tecnológicos necesarios que garanticen la autenticidad e integridad de lo grabado, como la firma electrónica u otro sistema de seguridad que ofrezca garantías.
En definitiva, la intervención del Secretario Judicial, en los supuestos en los que se permita la utilización de la firma electrónica, deja de ser física para convertirse en virtual, lo que permitirá, en correspondencia, una mayor dedicación de estos profesionales, a la dirección técnica procesal del procedimiento. El CGPJ considera, sin embargo, que la presencia física del fedatario judicial en el acto que se documenta parece indispensable para que se pueda garantizar la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido. En análogo sentido se ha pronunciado Andino Aspe, en su estudio titulado El  Secretario Judicial ante la reforma de las normas procesales para la implantación de la nueva oficina judicial. En opinión de este autor, que plantea, por otra parte, la vuelta del Cuerpo de Secretarios al CGPJ, la irrupción de las nuevas tecnologías en la documentación de las vistas, en lugar de suponer una reducción de personal y gasto, producirá un incremento del número de personas que deban estar presentes en el acto del juicio para documentarlo.

G)  En lo que afecta al protagonismo del Secretario Judicial en el proceso de ejecución, el CGPJ manifiesta su acogida favorable, en líneas generales, a que una vez que el juez ha dictado la pertinente resolución ordenando la ejecución, toda la actividad de ejecución sea realizada por el Secretario Judicial, regresando la ejecución al Juez, sólo cuando se suscite algún incidente que requiera decisión sobre derechos, con lo que ello supone de profunda modificación del Libro III LEC. La formula utilizada en los artículos reformados es: . Se procura deslindar en el Anteproyecto, art. 545, entre las funciones que corresponden al Juez y al Secretario Judicial en materia de ejecución, conforme al espíritu del art. 456.3 LOPJ, si bien a juicio del CGPJ se atribuyen al Secretario Judicial determinadas materias que trascienden lo procedimental, como la aprobación del remate, que tiene efectos jurídico materiales y una importante proyección en la publicidad registral y en la seguridad del tráfico jurídico, y resulta asimismo discutible, para el Consejo, la capacidad que se atribuye a los Secretarios Judiciales para condenar en costas, dado que afecta a un derecho de naturaleza patrimonial y a declarar daños y perjuicios, porque significa un pronunciamiento declarativo de responsabilidad extracontractual.
En opinión de De la Oliva, el , del art. 117.3 CE, no significa que todo lo que se hace en un proceso de ejecución tiene que hacerlo el juez, pero tampoco consiente que en un proceso de ejecución laboral o civil, sólo dependa del juez, el comienzo de la ejecución, mediante la orden general de ejecución. Así, embargar unos u otros bienes, va mucho más allá de la mera ejecución material de lo dispuesto por el juez en la orden general de ejecución, dado que el embargo supone una manifestación de ejercicio de la potestad jurisdiccional, al requerir no pocos juicios jurídicos y fácticos, así hay que decidir: a)si los bienes son o no embargables, b) si lo son sólo relativamente, c) si se sigue el orden legalmente previsto, d) si se cumple el principio de suficiencia del embargo.
H) En los actos de mera ordenación del proceso civil, así traslados, remisión de autos, y efectos, actos de averiguación, y actos de comunicación, se atribuye de forma expresa la competencia a los Secretarios Judiciales.

I) El Proyecto opta por anticipar, de forma un tanto sorprendente, una nueva regulación de la conciliación,  con  atribución  de la competencia al Secretario Judicial, sin tener en cuenta que en la Disposición Derogatoria única de la LEC del 2000, se establecía que la regulación de la conciliación conservaba su vigencia hasta la entrada en vigor de la futura Ley de Jurisdicción Voluntaria, que hubiera sido su sede natural. No resulta tampoco razonable que no se haga mención a las competencias de los Secretarios en materia de Jurisdicción Voluntaria, si bien se había anunciado por el Ministro de Justicia Fernández Bermejo, en sus comparencias en el año 2008, ante las Comisiones de Justicia del Congreso de los Diputados  y del Senado, la presentación en el año 2009 de un Proyecto de Ley sobre la materia, bajo la poco afortunada denominación de Procedimientos sin Contienda. El ministro Francisco Caamaño, en su comparecencia del pasado día 26,  se refirió a la necesidad  de descargar a los juzgados de tareas no jurisdiccionales, y aludió en esta línea a la Jurisdicción Voluntaria, respecto de la cual recordó que ya se pronunció en 1931 el entonces ministro de justicia Fernando de los Ríos, pero sorprendentemente no anunció un proyecto de ley en esta materia, pendiente de reforma desde el año 2001, conforme al  mandato legal contenido en la D.F. 18 de la LEC,  salvo la referencia a promover  mecanismos de conciliación y mediación.

J) En el orden penal, se procede a una reforma parcial en materia de oficina judicial en  el articulado de la LECR, a la espera de una Ley de nuevo cuño en esta materia. El CGPJ ve favorables la mayoría de las aportaciones formuladas por el Anteproyecto, si bien plantea algunos matices en cuestiones puntuales, así en lo referente a la grabación de los juicios, que constituye una de las más relevantes modificaciones, al establecerse la obligatoriedad de grabar el desarrollo de las sesiones del juicio oral, incorporando al proceso penal, la regla que impera en materia de documentación de los procesos civiles. En estos casos, sugiere el Informe del CGPJ que ante la no obligatoriedad de inasistencia del Secretario Judicial a las vistas, el mandato de empleo obligatorio de medios técnicos de grabación de imagen y el sonido, se vea complementado por una mención a la facultad del tribunal de solicitar, si lo estima oportuno, la unión a los autos, de una trascripción escrita de aquello que el tribunal considere más relevante de entre todo lo registrado en los soportes correspondientes. Se afirma asimismo en el Informe que: .

K) En lo referido al ámbito contencioso administrativo, la reforma aborda asimismo las competencias de los Secretarios Judiciales. El Informe del CGPJ sostiene que hay que contemplar la posibilidad de que el juez no asuma el criterio adoptado por el Secretario a favor de la admisión a trámite de un recurso de apelación. En la medida en que la dirección superior del proceso sigue residenciada en el titular del órgano jurisdiccional, debería establecerse, según el CGPJ, que el Juez podrá denegar la admisión por medio de auto, si considera que no concurren los requisitos precisos.

L) En el orden social, se determinan asimismo las funciones de los SJ. En materia de conciliaciones, la competencia atribuida por el art. 456.3.c) de la LOPJ en materia de conciliaciones a los Secretarios, encuentra un amplio campo en el terreno del proceso laboral, si bien considera el CGPJ, que resulta discutible que la apreciación de los posibles motivos de denegación de la aprobación de avenencia hayan de quedar sometidos a su decisión, por lo que sería más razonable que el Secretario se limitase a dar traslado al juez o tribunal para que éste se pronuncie acerca de la aprobación o denegación del acuerdo alcanzado, dado que el acuerdo puede tener un efecto lesivo del interés general o del interés de un tercero, y ello es mejor que se ventile en vía jurisdiccional.

M) La obligación de registrar en soporte audiovisual las actuaciones que ante ellos se practiquen, implantada ya en la jurisdicción civil desde el año 2001, se extiende a todos los órganos jurisdiccionales. A este respecto, ha sido objeto de un reciente estudio por Rosa Gómez de Liaño, la incorporación de las tecnologías de la información al nuevo modelo de oficina judicial.
Se configuran pues los Secretarios Judiciales como los auténticos protagonistas de la reforma, en cuanto impulsores y ordenadores del proceso, conforme a la previsión contenida en el Pacto de Estado para la Justicia suscrito el 28 de mayo de 2001, a lo establecido en la LO 19/2003, de 23 de diciembre, por la que se reformó la LOPJ de 1985, y a la acomodación de las leyes procesales a las previsiones legales, conforme a  su materialización en el Proyecto de 12 diciembre de 2OO8,lo que viene a suponer el reconocimiento al Cuerpo de Secretarios Judiciales de una amplia capacidad de valoración e interpretación de la norma jurídica intraprocesal, en el entendimiento -en palabras del CGPJ- de que también a los Secretarios Judiciales les corresponde su interpretación y aplicación en todo aquello que no quede sujeto a reserva jurisdiccional.
Antonio Fernández de Buján

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